Kennst du das?
Dein Kopf ist voll mit Aufgaben, alles schreit nach Aufmerksamkeit – und du weißt gar nicht, wo du anfangen sollst. Alles wirkt irgendwie wichtig. Und gleichzeitig einfach zu viel.
Hier kommt ein Tool, das dir hilft, wieder klar zu sehen und strategisch zu handeln.
Du hast zig Aufgaben im Kopf, aber weißt nicht, wo du anfangen sollst. Alles wirkt irgendwie wichtig – und gleichzeitig überwältigend.
Ein einfaches Tool, das hier hilft, ist die sogenannte 4-Felder-Matrix. Sie hilft dir, deine To-Dos besser einzuordnen und klar zu priorisieren:
🔸 Dringend & wichtig → Sofort erledigen.
🔸 Dringend, aber nicht wichtig → Kannst du delegieren.
🔸 Wichtig, aber nicht dringend → Termin dafür einplanen.
🔸 Nicht wichtig & nicht dringend → Streichen oder abgeben.
Das klingt erstmal logisch – aber die Realität?
Oft bleiben genau die Aufgaben, die nicht dringend, aber trotzdem lästig, wichtig sind, ewig auf der Liste stehen.
Von Woche zu Woche. Von Monat zu Monat.
Und genau da wird’s spannend:
Denn solche Aufgaben kannst du wunderbar auslagern – zum Beispiel an eine Virtuelle Assistentin wie mich. 😊
Ich unterstütze dich dabei, deine To-Dos zu sortieren, den Fokus zu behalten und endlich wieder Zeit für das zu haben, was dir wirklich wichtig ist.
Hier die 4 Felder im Detail:
Das sind Aufgaben, die zeitkritisch sind und direkten Einfluss auf dein Business oder deine Ziele haben.
Beispiele:
Ein Kunde wartet auf dein Angebot, das du versprochen hast.
Eine Deadline für einen Workshop oder Launch ist heute.
Ein Problem mit einer Zahlung, um die du dich kümmern musst.
👉 Mache diese Aufgaben als erstes. Sie haben Priorität, weil sie Folgen haben, wenn du sie nicht erledigst.
Hier wird es spannend. Diese Aufgaben wirken wichtig, weil sie dringend sind – sind aber nicht unbedingt entscheidend für deinen langfristigen Erfolg.
Beispiele:
Ein Anruf, der sofort beantwortet werden soll, obwohl er dich rausreißt.
Eine Info-Mail, die heute rausmuss – aber kein strategisches Ziel verfolgt.
Kalenderpflege, Terminvereinbarungen, Organisation von Unterlagen.
👉 Wenn du sie delegieren kannst – tu das!
Wenn nicht, erledige sie kurz und ohne zu viel Energie reinzustecken.
Und prüfe: Musst du das überhaupt selbst machen?
Diese Aufgaben bringen dich weiter, haben aber keine Deadline. Das heißt: Sie fallen am ehesten hinten runter – obwohl sie dich langfristig voranbringen.
Beispiele:
Strategische Planung für dein nächstes Angebot.
Weiterbildung oder einen Kurs, der dich interessiert.
Content-Vorbereitung für dein Marketing.
Netzwerken oder Kooperationen eingehen.
👉 Blocke dir dafür feste Zeit in deinem Kalender – sonst werden sie immer wieder verschoben. Und das wäre schade.
Diese Aufgaben machen oft viel Wind – aber am Ende des Tages… bringt es nix.
Beispiele:
Stundenlang Canva-Designs feintunen, die kaum jemand sieht.
Alte Unterlagen sortieren, die du nie wieder brauchst.
Social-Media-Scrollen mit dem Vorwand „Inspiration holen“.
👉 Entweder raus damit – oder:
Abgeben, wenn es erledigt werden muss, aber nicht von dir.
Es gibt Aufgaben, die sind zwar lästig, aber du hast gerade niemanden, an den du sie abgeben kannst.
Dann helfen dir diese Strategien:
✔ Aufgaben bündeln und in einem Block abarbeiten (Batching)
✔ Zeitlimit setzen – z. B. „Ich mach das 15 Minuten und dann ist’s gut“
✔ Wiederkehrendes To-Do? → Automatisieren, Vorlage erstellen oder Prozess verschlanken
✔ Perspektivwechsel: Muss ich das überhaupt noch machen?
Viele der Aufgaben – gerade in Feld 2 und 4 – lassen sich mit einem ausgeklügelten System, klarer Priorisierung und Unterstützung von außen viel leichter stemmen.
Als Virtuelle Assistentin unterstütze ich dich genau dabei:
✨ Ich sortiere mit dir deine To-Dos
✨ Ich übernehme, was dich bremst
✨ Ich helfe dir, wieder klar und fokussiert zu arbeiten
Denn: Du musst nicht alles selbst machen.
Du darfst Aufgaben loslassen – und dich auf das konzentrieren, was dich und dein Business wirklich weiterbringt.
Herzlichst,
Annika
The Key Project
Annika Sukup
Virtuelle Assistentin
0034 693 766 018
office @ thekeyproject.eu