Der Email-Postfach-Hack

Du kennst das bestimmt:
Du öffnest dein E-Mail-Postfach – und zack, der Puls steigt.

Über 100 ungelesene Mails.
Gelesene, aber unbeantwortete Nachrichten irgendwo im Nirgendwo.
Und wenn du eine bestimmte wichtige Mail suchst – sitzt du ewig um dich durch das Dickicht zu kämpfen.

Eine übervolle Inbox kann einen richtig erschlagen.
Man liest eine Mail, denkt: „Mach ich später.“ Und zack – drei Tage, zwanzig neue Mails und fünf andere Gedanken später ist sie weg.
Nicht gelöscht, aber irgendwo im Nirwana zwischen „Gelesen“ und „Vergessen“.

Die gute Nachricht: Das muss nicht so bleiben!
Die noch bessere Nachricht: Ich hab einen Lieblingshack, der dir sofort Luft verschafft. Ganz ohne App, Coaching oder Mondphase.

Das Geheimnis: Unterordner. 

Klingt fast zu einfach? Ja, so soll es sein!

Mit ein paar einfachen Ordnern und einem System, das auch im Alltagschaos funktioniert, behältst du den Überblick und fühlst dich nicht von Fluten an Emails erschlagen. Und du weißt auf einen Blick:

➝ was noch offen ist
➝ wo was (leichter und schneller) zu finden ist
Und du hast endlich wieder das Gefühl den Überblick zu haben!

So sieht mein Ordnungs-System aus:

Der wichtigste aller Unterordner:

• der Erledigt-Ordner
  Alles, was du schon bearbeitet / beantwortet hast – weg damit! Raus aus der Inbox, rein in den Erledigt-Ordner.
  Schon allein das Gefühl, die Emails zu verschieben erfüllt immens und schafft Raum!

• Zur Nachverfolgung
  Hier kommen alle Emails rein, bei denen noch etwas offen ist: eine Antwort, Rückmeldung, Zeichen vom Universum.
  Eventuell hast du ein Angebot verschickt – falls nach 2, 3 Tagen keine Rückmeldung kommt, kannst du in ein paar Tagen nochmal nachfragen.

• Vorlagen
  Für Antworten, die du öfters brauchst. Klar kannst du alles auch jedes mal neu tippen – aber Vorlagen sparen Zeit und Nerven.

• Themenordner
  Je nachdem was für dich und dein Business sinnvoll ist.
  Zum Beispiel: Kund:innen, Kooperationspartner, Buchhaltung, Meetings, Projekte, Newsletter
  Was drin ist, findest du später viel einfacher, weil du nur einen Bruchteil der Emails scannen musst.
  
  

Bonus-Tipps:

1. Die 2-Minuten-Regel

Alles, was du in unter zwei Minuten erledigen kannst: mach es gleich. Nicht später, nicht morgen. Jetzt.

2. Markierungen
Emails mit wichtigen Infos, auf die du immer wieder zurückgreifen musst: markiere sie (oder mach dir auch hierfür einen eigenen Unterordner).

3. Emojis und Farben

Ich gebe meinen Ordnern Farben oder Emojis. Das macht die Sache übersichtlicher und lebendiger.

4. Wöchentlicher Inbox-Reset

Einmal pro Woche (Freitag, Montag oder irgendwann dazwischen):
Den Nachverfolgungs-Ordner checken, bearbeiten und idealerweise leeren.

Und weil ich den Überblick liebe, und du vielleicht auch, habe ich dir einen kleinen Mini-Guide zusammengestellt:

„Inbox-Zauber in 5 Minuten“ – mein kleines Email-Ordnungs-Geheimnis zum Ausdrucken, Abhaken und Durchatmen.

👉 Hier geht’s zum Download

PS: Wenn du dir wünschst, dass deine Inbox sich von allein sortiert – oder dass jemand mitdenkt, bevor alles brennt – sag Bescheid. Aktuell habe ich Kapazität für deine Emailkommunikation!